Datenschutz ist mehr als Standort
Ein Datenstandort allein macht eine Collaboration-Lösung nicht DSGVO-konform. Verantwortlichkeiten, Zweckbindung, Zugriffskontrollen, Löschkonzepte, Verträge und technische Maßnahmen müssen zusammenpassen.
- Verantwortlichkeiten und Rollen klären
- Datenarten und Schutzbedarfe erfassen
- Hosting- und Vertragsmodell einordnen
- Transparente Prozesse für Betroffene
Berechtigungen und Datenminimierung
Ein gutes Berechtigungskonzept reduziert unnötige Zugriffe. Teamordner, Gruppen und Freigaben sollten sich am tatsächlichen Informationsbedarf und an nachvollziehbaren Zuständigkeiten orientieren.
- Need-to-know-Prinzip
- Interne und externe Freigaben trennen
- Regeln für Linkfreigaben
- Regelmäßige Rechteprüfung
Rechts- und Datenschutzberatung einbinden
Technische Umsetzung kann Datenschutzmaßnahmen unterstützen, ersetzt jedoch keine rechtliche Bewertung. Für Ihr konkretes Projekt sollten Sie Datenschutzbeauftragte und gegebenenfalls qualifizierte Rechtsberatung einbeziehen.
- Datenschutz-Folgenabschätzung bei Bedarf
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
- Lösch- und Aufbewahrungskonzept
- Dokumentation technischer Maßnahmen